什么档案是员工的管理核心，这才是！

　　原标题：员工档案管理别瞎弄，这才是核心!

　　构建和谐劳动关系是每个企业都希望看到的，可惜理想很丰满，现实很骨感，总会出现这样或那样不和谐的音符，HR不得不变身“消防员”，到处“救火”。不管是协商、仲裁还是诉讼，都必须要有证据谁掌握了更充分的证据，谁就有更充足的底气。

　　然而大多数证据不是想有马上就能有的，只能依靠HR平时多留一份心，注意收集和保存。员工档案管理，是一个很好的途径。

　　一、千万别忽略员工档案管理

　　01、员工档案管理是录用、调配、培训、考核、奖惩、晋升员工时的关键依据。比如公司即将在年会中表彰10名年度优秀员工，如何评选出这些优秀员工?需要根据公司实际情况设置几项标准，比如业绩、业务能力、工作态度等等。这时就可以通过翻看员工一年的绩效考核记录、培训记录等，获得遴选的关键依据。

　　02、员工档案便于内部管理。人力资源盘点，是HR的分内职责，包括公司员工的年龄结构、性别结构、知识结构、专业结构以及生理心理素质结构等，有了员工档案，做人力资源盘点很轻松。

　　二、高效的员工档案管理

　　最重要的是档案资料要全面，可根据员工在公司的工作周期(即入职-在职-离职)进行分类存档。

　　01、入职：基础资料类

　　从员工入职之日起就开始进行建档管理。

　　1.入职登记表及照片。记得要让员工在承诺诚实信用的声明中签字。

　　2.身份证复印件、户口本复印件。这些是表明员工身份的官方证据。

　　3.学历证书、学位证书复印件。一般可在学信网上查询真伪。

　　4.背景调查。该项资料适合于签订保密协议的高管及有关人员(如财务人员、产品研发人员等)。

　　5.离职证明。为了避免重复用工的风险，离职证明不可少。必须要加盖原单位公章或人力资源部门印章的原件。

　　6.社保编码。这是为了便于帮助员工办理社保等相关业务。

　　7.银行卡复印件。发工资用，由公司指定银行，请员工在复印件上签字确认。

　　8.体检报告。由公司支付体检费用的，体检报告由HR存档。如果员工自费体检，体检报告需作为入职资料之一同时提交。

　　02、在职：录用异动类

　　1.录用审批单。表明员工是经过正式的录用程序予以录用的。

　　2.劳动合同。表明公司与员工之间的劳动关系，确认工作内容、工作地点、薪酬福利待遇、合同有效期等关键事项。

　　3.岗位职责说明书。表明员工应承担的工作内容，这也是对员工进行绩效考核指标的来源之一。

　　4.试用期评估表。试用期是比较敏感的时期，公司和员工都有可能提出解除劳动合同，试用期评估表会降低公司解除劳动合同的风险。

　　5.劳动合同保密协议。注意，这项档案不是针对全员的。

　　6.员工手册签收回执。员工手册包括日常管理制度及行为规范，和员工切身利益有关，签收回执代表员工已知晓并同意遵守。

　　7.转正申请表与审批表。大部分公司的试用期工资和转正工资有差距，有了这两份表，可作为员工享受转正工资的依据。

　　8.调动异动单、晋升审批表、工资异动表。这些涉及到薪资福利待遇变化的依据需留存好。

　　03、离职：离职备案类

　　1.离职申请表。员工自动提出离职，风险程度最低。即使是协商离职，最好也让员工写一份离职申请表。

　　2.离职审批表。表明已经过完整的离职流程，作为核算离职工资依据。

　　3.工作交接表。工作交接完成后，

　　4.离职证明。员工办完离职手续，要给员工开具离职证明，一是便于办理社保减员等手续，二是防止员工以“存在劳动关系”为由索求工资。

　　三、需注意的几个事项

　　(一)确保档案内容完整。强化档案管理意识，保证档案内容的完整性、准确性，并做好及时归档。

　　(二)设置查阅权限。员工档案包括员工在企业就职的方方面面，还有涉及隐私的信息，不宜全部开放，需根据实际情况设置相应的查阅权限。

　　(三)档案保留。一般自员工离职之日起，保留2年。

责任编辑：liuying